Managed Print Services: Kostenkiller für Ihr Unternehmen!

Mehr Produktivität durch reibungslosen Druckerbetrieb

Aller Digitalisierung zum Trotz ist Drucken nach wie vor ein wichtiges Thema in Unternehmen jeder Größenordnung. Drucker müssen den hohen Anforderungen des schnelllebigen Arbeitsalltags gerecht werden. Dazu gehört, dass Papierdokumente bei Bedarf schnell, kostengünstig und in hoher Qualität gedruckt werden können. Außerdem können Drucker inzwischen weit mehr als drucken, kopieren, scannen und faxen. Moderne Geräte sind wahre Multifunktionssysteme, die sich nahtlos in digitale Workflows einfügen. Dafür wiederum muss jederzeit ein reibungsloser Betrieb der Geräte sichergestellt sein.

Drucker erregen meistens jedoch erst dann Aufmerksamkeit, wenn sie nicht funktionieren – Papierstau, veraltete Systeme, ein zu hohes Druckaufkommen oder leere Toner sind nicht nur ärgerlich, sondern führen auch zu Verzögerungen im Arbeitsablauf. Daher ist es wichtig, Drucker genauso wie Server und Desktops als Teil der gesamten IT-Landschaft zu betrachten und auf Stand zu halten. Aber auch das kostet Zeit und Geld. Managed Print Services sind eine wirtschaftlich rentable Lösung, mit der Sie gleichzeitig die Produktivität Ihres Unternehmens signifikant steigern können.

Was sind Managed Print Services (MPS)?

Managed Print Services (MPS) sind ein Angebot von OfficeXpress, mit dem wir Sie bei der Optimierung der Druck- und Dokumentenverarbeitung im Hinblick auf Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen unterstützen.

Managed Print Services leisten weit mehr als die Erfassung und Kontrolle von Druckkosten. Ein maßgeschneidertes MPS-Konzept kann dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und dadurch die Produktivität sowohl Ihrer Druckerflotte als auch Ihrer Mitarbeiter signifikant zu erhöhen. Denn Probleme mit dem Gerät kosten Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit. Daher gehören neben Hardware, Software und Verbrauchsmaterial auch Dienstleistungen und Maßnahmen zu unseren Managed Print Services, die den Prozess von der elektronischen Datei bis zum gedruckten Dokument für Sie effizienter und wirtschaftlicher gestalten. Immerhin beginnt mit dem Kauf erst der Lebenszyklus Ihres Geräts oder Ihrer Gerätelandschaft! Nur ein strukturiertes Management garantiert eine stets zuverlässige Druckerleistung.

Drucker erregen meistens jedoch erst dann Aufmerksamkeit, wenn sie nicht funktionieren – Papierstau, veraltete Systeme, ein zu hohes Druckaufkommen oder leere Toner sind nicht nur ärgerlich, sondern führen auch zu Verzögerungen im Arbeitsablauf. Daher ist es wichtig, Drucker genauso wie Server und Desktops als Teil der gesamten IT-Landschaft zu betrachten und auf Stand zu halten. Aber auch das kostet Zeit und Geld. Managed Print Services sind eine wirtschaftlich rentable Lösung, mit der Sie gleichzeitig die Produktivität Ihres Unternehmens signifikant steigern können.

Wie Unternehmen von Managed Print Services profitieren

Das Ziel von Managed Print Services ist eine Infrastruktur, die voll und ganz den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und Sie und Ihre Mitarbeiter im täglichen Workflow jederzeit zuverlässig unterstützt. Wir minimieren für Sie Aufwand und Ausfallzeiten – und Sie können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Business.

Auf Wunsch beraten wir Sie auch nach der Analyse und Implementierung kontinuierlich, um weitere Einsparpotenziale zu identifizieren – für eine noch effizientere und transparente Kostenplanung. Ideal läuft es dann, wenn Sie keine unnötigen Gedanken mehr auf Ihre Druckerlandschaft verschwenden müssen, sondern jederzeit völlig ohne Probleme drucken, kopieren, faxen, kopieren und digitalisieren können – und am Ende das Budget stimmt. Das ist unser Anspruch!

Das Senken von Druckkosten ist die Hauptmotivation vieler, die sich für Managed Print Services entscheiden. Dabei kann sich das Management durch einen externen Dienstleister wie OfficeXpress auch in anderen Bereichen langfristig für Sie auszahlen:

1. Wartung und Pflege
   Nichts ist ärgerlicher als kurz vor einem wichtigen Meeting festzustellen, dass Papier oder Toner fehlen, um wichtige Dokumente zu drucken. Im Rahmen von Managed Print Services können Sie über eine Remote-Verbindung den Zugriff auf Echtzeit-Daten Ihrer Geräte und die automatische Einleitung von Maßnahmen erlauben, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten: Bestellung von Supplies, Updates, Einrichtung von Systemeinstellungen oder Maßnahmen zur Behebung eines technischen Problems können auf diese Weise übermittelt werden. Ganz einfach und unkompliziert! Sie sparen außerdem Lagerfläche und stellen gleichzeitig sicher, dass Verbrauchsmaterialien immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.


2. Sicherheit
   Das Thema Sicherheit wird in Bezug auf Drucker nach wie vor eher vernachlässigt. Zugriffsrechte sind ungeklärt oder sensible Dokumente liegen für jeden einsehbar in der Druckausgabe – beste Voraussetzungen für Cyberkriminelle, die sich diese Lücke für Datendiebstahl zunutze machen können. Ein ganzheitliches MPS-Konzept kann einen erheblichen Beitrag zur Sicherheitsstrategie leisten und den Umgang mit sensiblen Daten optimieren.


3. Nachhaltigkeit
   Viele Unternehmen haben es sich zur Aufgabe gemacht, nachhaltiger zu handeln. Eine funktionierende und durchdachte IT-Infrastruktur kann dazu beitragen, den ökologischen Fußabdruck zu verringern: Durch eine Anpassung des Energieverbrauchs an den tatsächlichen Bedarf kann die durch Drucksysteme entstehende Umweltbelastung gesenkt werden. Regelmäßige Wartung Ihrer Geräte kann zudem die Feinstaubbelastung reduzieren und die Lebensdauer erhöhen, weil Störungen und Verschleiß vermieden werden. Ein wichtiger Schritt in Richtung klimaneutrales Drucken!

Maßnahmen für jede Größenordnung

Ob Logistik und Transport, Automotive, Handel, Industrie oder Baubranche: Von Managed Print Services profitieren Großkonzerne und mittelständische Unternehmen aller Branchen ebenso wie Behörden, Kommunen oder Einrichtungen des Gesundheitssektors, zum Beispiel Kliniken und Krankenhäuser.

Managed Print Services sind für alle Unternehmen interessant, die

• mit hohen und zum Teil unbekannten Druckkosten konfrontiert sind
• angesichts der Vielzahl von Druck- und Faxgeräten unterschiedlicher Hersteller im Büro den Überblick verloren haben
• ihre IT-Infrastruktur sinnvoll ergänzen oder Altgeräte komplett erneuern und die Drucksysteme dem realen Bedarf anpassen wollen, um zu viel oder zu wenig Auslastung zu vermeiden
• häufig Störungen und dadurch einen hohen internen Supportaufwand haben
• den Einkauf von Verbrauchsmaterialien bedarfsgerechter und automatisiert gestalten wollen
• ihre Daten- und Dokumentensicherheit erhöhen möchten
• über kein professionelles Management der Druckerflotte verfügen oder diese Aufgabe gerne abgeben wollen
• sich einen zentralen, kompetenten Ansprechpartner für alles rund um Dienstleistungen, Produkte und Support wünschen

Viele Unternehmen vertrauen bereits seit Jahren auf die Managed Print Services von OfficeXpress.

Vorteile von Managed Print Services

• Individuelle Lösungen, angepasst an die Anforderungen und Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter
• Transparente Kostenplanung
• Homogenisierung Ihrer Systemlandschaft
• Reduzierung der Ausfallzeiten von Geräten
• Zeitersparnis durch zuverlässige Druckerleistung
• Bedarfsgerechte Optimierung von Energie- und Materialverbrauch – für mehr Nachhaltigkeit
• Erhöhung der Sicherheit dank geregelter Zugriffsrechte
• Entlastung Ihrer Mitarbeiter durch externe Übernahme von Bestellungen, Updates, Wartungsmaßnahmen
• Optimierung interner Prozesse